Não só em Portugal, como também na União Europeia (UE), o NIF desempenha um papel primordial no tratamento de informação fiscal e aduaneira. Acima de tudo, permite a integridade da informação, o que possibilita o cruzamento de dados e a deteção de irregularidades de uma forma rápida e segura.

NIF, o que é?

O NIF é a sigla (e acrónimo) do número de identificação fiscal utilizado em Portugal, que, de acordo com o Decreto-Lei n.º 14/2013, de 28 de janeiro, é um número sequencial destinado exclusivamente ao tratamento de informação fiscal e aduaneira.

Nesse sentido, é obrigatório para o cumprimento de obrigações ou para o exercício de direitos junto da AT, e tem como função principal a identificação individual e inequívoca de:

• pessoas singulares;
• pessoas coletivas; e 
• entidades legalmente equiparadas.

Competência para a atribuição do NIF

A atribuição de NIF de pessoa singular, quer para cidadãos nacionais quer para cidadãos estrangeiros, é da competência exclusiva da AT.

Por outro lado, o NIF das pessoas coletivas abrangidas pelo regime jurídico do Registo Nacional de Pessoas Coletivas (RNPC), genericamente designado de NIF empresa, corresponde ao Número de Identificação de Pessoa Coletiva (NIPC), que é atribuído por esses serviços, após emissão de certificado de admissibilidade de firma ou denominação ou de inscrição no ficheiro central de pessoas coletivas (FCPC).

Competindo à AT, portanto, a atribuição de NIF nas restantes entidades coletivas:

• Não residentes que apenas obtenham em território português rendimentos sujeitos a retenção na fonte a título definitivo; 
• Fundos;
• Entidades que se encontrem sujeitas ao cumprimento de obrigações ou pretendam exercer os seus direitos junto da Administração Tributária (como por exemplo as heranças indivisas).

O formato do NIF em Portugal

Não só o NIF atribuído pela AT, como também o NIPC, são gerados de forma automática, através de um algoritmo, sendo compostos por nove dígitos (os primeiros oito algarismos são sequenciais e o último algarismo é de controlo).

O primeiro dígito da esquerda de cada NIF (incluindo o correspondente ao NIPC) identifica uma determinada série (gama), o que permite distinguir as pessoas singulares das pessoas coletivas, bem como as entidades a quem compete a sua atribuição. 

Desse modo, as séries atribuídas pela AT podem variar entre os algarismos 1 a 4, para as pessoas singulares, ou começar pelo algarismo 7, para contribuintes especiais, como as pessoas coletivas não abrangidas pelo RNPC:

Por outro lado, nas séries atribuídas pelo RNPC, o primeiro dígito da esquerda é o 5, para as pessoas coletivas em geral, o 6, para os Organismos do Estado, e o 9, para outras entidades coletivas obrigadas a inscrição no FCPC:

Os números de identificação IVA dos Estados-Membros

De maneira idêntica ao que acontece nos outros Estados-Membros da UE, o NIF (singular ou coletivo) é utilizado como número de identificação de IVA (VAT Identification Number) para controlo das operações intracomunitárias através do sistema VIES.

Contudo, a estrutura e o formato dos números de identificação não são iguais em todos os países da UE.

Em seguida, apresentamos os diversos números de identificação para efeitos de IVA em vigor em cada um dos Estados-Membros da UE:

Listagem da estrutura e formato do número de identificação de IVA em cada Estado-Membro