Nas situações em que os bens em circulação têm de ser acompanhados por documentos de transporte, cabe ao remetente dos bens a responsabilidade de emitir esses documentos.

Contudo, mediante acordo prévio, o remetente pode atribuir essa responsabilidade a terceiros (a emissão do documento continua a ser em seu nome e por sua conta).

Remetente dos bens 

De acordo com o Regime de Bens em Circulação, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 147/2003, de 11 de julho, é considerado como remetente dos bens:

• quem (pessoa singular ou coletiva) coloca os bens à disposição de um transportador para efetivação do respetivo transporte ou operação de carga;
• o próprio transportador quando os bens em circulação lhe pertençam;
• quem transportar bens para incorporação uma prestação de serviços por si efetuada.

O remetente dos bens tem de ser sujeito passivo de IVA, por isso, não são aceites os documentos de transporte se este:

• não tiver dado início de atividade;
• tiver cessado a atividade;
• não tiver enviado, quando obrigado, as declarações periódicas de IVA durante três períodos consecutivos.

Nota: o transportador, por sua vez, é quem realiza ou se propõe realizar o transporte dos bens em circulação até ao local de destino ou de transbordo.

Como emitir os documentos de transporte

A emissão dos documentos de transporte pode ocorrer por uma das seguintes vias:

• por via eletrónica;
• através de programa informático certificado;
• diretamente no Portal das Finanças;
• em papel (utilizando documentos pré-impressos em tipografia autorizada).

E, com exceção da via eletrónica, processam-se em três exemplares (com uma ou mais séries convenientemente referenciadas):

• um exemplar destina-se ao adquirente ou destinatário, devendo acompanhar os bens;
• outro exemplar destina-se a ser recolhido nos atos de fiscalização (deve igualmente acompanhar os bens); e
• o último destina-se ao próprio remetente dos bens.  

Comunicação dos documentos de transporte

Antes do início do transporte dos bens, é preciso comunicar à AT por transmissão eletrónica de dados a informação constante dos documentos de transporte.

Na sequência desta comunicação a AT atribui um código de identificação do documento.

Deste modo, o transportador fica dispensado de se fazer acompanhar do documento de transporte, desde que se faça acompanhar do código único de documento (ATCUD) e do código de barras bidimensional (código QR), quando este seja obrigatório.

Contudo, nos documentos de transporte emitidos em papel a comunicação efetua-se através do serviço telefónico da AT disponibilizado para o efeito, podendo ocorrer até ao 5.º dia útil seguinte.

Nota: a comunicação à AT não é obrigatória para quem teve, no período de tributação anterior, um volume de negócios igual ou inferior a € 100.000, assim como, quando o documento de transporte é uma fatura não emitida em papel (a fatura, porém, deve acompanhar os bens em circulação).