Nas situações em que os bens em circulação têm de ser acompanhados por documentos de transporte, cabe ao remetente dos bens a responsabilidade de emitir esses documentos.
Contudo, mediante acordo prévio, o remetente pode atribuir essa responsabilidade a terceiros (a emissão do documento continua a ser em seu nome e por sua conta).
Remetente dos bens
De acordo com o Regime de Bens em Circulação, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 147/2003, de 11 de julho, é considerado como remetente dos bens:
- quem (pessoa singular ou coletiva) coloca os bens à disposição de um transportador para efetivação do respetivo transporte ou operação de carga;
- o próprio transportador quando os bens em circulação lhe pertençam;
- quem transportar bens para incorporação uma prestação de serviços por si efetuada.
O remetente dos bens tem de ser sujeito passivo de IVA, por isso, não são aceites os documentos de transporte se este:
- não tiver dado início de atividade;
- tiver cessado a atividade;
- não tiver enviado, quando obrigado, as declarações periódicas de IVA durante três períodos consecutivos.
Nota: o transportador, por sua vez, é quem realiza ou se propõe realizar o transporte dos bens em circulação até ao local de destino ou de transbordo.
Como emitir os documentos de transporte
A emissão dos documentos de transporte pode ocorrer por uma das seguintes vias:
- por via eletrónica;
- através de programa informático certificado;
- diretamente no Portal das Finanças;
- em papel (utilizando documentos pré-impressos em tipografia autorizada).
E, com exceção da via eletrónica, processam-se em três exemplares (com uma ou mais séries convenientemente referenciadas):
- um exemplar destina-se ao adquirente ou destinatário, devendo acompanhar os bens;
- outro exemplar destina-se a ser recolhido nos atos de fiscalização (deve igualmente acompanhar os bens); e
- o último destina-se ao próprio remetente dos bens.
Comunicação dos documentos de transporte
Antes do início do transporte dos bens, é preciso comunicar à AT por transmissão eletrónica de dados a informação constante dos documentos de transporte.
Na sequência desta comunicação a AT atribui um código de identificação do documento.
Deste modo, o transportador fica dispensado de se fazer acompanhar do documento de transporte, desde que se faça acompanhar do código único de documento (ATCUD) e do código de barras bidimensional (código QR), quando este seja obrigatório.
Contudo, nos documentos de transporte emitidos em papel a comunicação efetua-se através do serviço telefónico da AT disponibilizado para o efeito, podendo ocorrer até ao 5.º dia útil seguinte.
Nota: a comunicação à AT não é obrigatória para quem teve, no período de tributação anterior, um volume de negócios igual ou inferior a € 100.000, assim como, quando o documento de transporte é uma fatura não emitida em papel (a fatura, porém, deve acompanhar os bens em circulação).