A emissão de faturas e de outros documentos fiscalmente relevantes, bem como a sua conservação e arquivo, foi objeto de regulamentação através do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro de 2019.
Essa regulamentação abrange, principalmente, as obrigações previstas nos artigos 29.º e 52.º do Código do IVA:
- Emissão de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes;
- Conservação de livros, registos e respetivos documentos de suporte.
E, acima de tudo, indica que devem ser implementados controlos de gestão que criem uma pista de auditoria fiável entre os documentos emitidos e as transmissões de bens e prestações de serviços. Ou seja, deve ser garantida a veracidade do conteúdo desses documentos, desde o momento da sua emissão até ao final do período de arquivo, tendo em conta os seguintes fatores:
- Autenticidade da origem – comprove a identidade do fornecedor dos bens ou do prestador dos serviços;
- Integridade do conteúdo – não permita a alteração do conteúdo da fatura e dos demais documentos fiscalmente relevantes;
- Legibilidade – facilidade de leitura do conteúdo.
As faturas e a fatura eletrónica
O conceito de “fatura” é um conceito amplo, uma vez que engloba os documentos emitidos pelos fornecedores, em papel ou em formato eletrónico, que devem conter os elementos obrigatórios referidos nos artigos 36.º ou 40.º do Código do IVA:
- Fatura;
- Fatura-simplificada;
- Fatura-recibo.
O que inclui, por isso, os respetivos documentos retificativos:
- Notas de crédito;
- Notas de débito;
- Guias ou notas de devolução.
Por sua vez, considera-se como “fatura eletrónica” o documento emitido e recebido em formato eletrónico.
Outros documentos fiscalmente relevantes
Para além das faturas existem outros documentos que têm relevância fiscal, uma vez que podem conter informações úteis sobre as operações efetuadas.
Estes documentos diferenciam-se de acordo com o fim a que se destinam:
- Recibos – documentos de quitação que comprovam o recebimento;
- Documentos de transporte (guias de transporte) – comprovam a deslocação de mercadorias no âmbito do regime dos bens em circulação.
Do mesmo modo, destacam-se os documentos que permitem a conferência de mercadorias e de prestações de serviços por parte do cliente:
- Faturas pró-forma;
- Consultas de mesa;
- Notas de encomenda;
- Orçamentos e folhas de obra.
Emissão das faturas e dos outros documentos fiscalmente relevantes
As faturas e os demais documentos fiscalmente relevantes devem ser emitidos, em suma, por umas das seguintes formas:
- Programa informático de faturação certificado pela AT;
- Programa informático de faturação disponibilizado no Portal das Finanças (como no caso dos recibos verdes);
- Outros meios eletrónicos (por exemplo: máquinas registadoras, terminais eletrónicos ou balanças eletrónicas);
- Documentos pré-impressos em tipografia autorizada.