De um modo geral, a guia de transporte é um documento de transporte que tem como função acompanhar os bens em circulação.
Porém, o Regime de Bens em Circulação, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 147/2003, de 11 de julho, permite a emissão de outros documentos, desde que contenham os elementos obrigatórios.
Elementos obrigatórios da guia de transporte e dos documentos equivalentes
A informação que deve constar nas guias de transporte ou noutros documentos de transporte é, acima de tudo, a seguinte:
- Identificação do remetente dos bens e do destinatário ou adquirente – nome (ou firma ou denominação social), domicílio (ou sede) e NIF (se o destinatário ou adquirente for um particular o NIF não é obrigatório);
- Identificação dos bens – designação comercial dos bens e indicação das quantidades;
- Local de carga e de descarga – indicação do local onde os bens são carregados (ou se inicia o transporte) e indicação do local onde os bens são entregues ao destinatário (ou o seu local de destino);
- Data e hora – indicação da data e da hora de início do transporte dos bens.
Nota: o valor unitário dos bens e a matrícula dos veículos, por exemplo, não são elementos obrigatórios.
Documentos de transporte
Tendo em conta o exposto, podem ser utilizados como documentos de transporte:
- Guias de transporte;
- Faturas (o que inclui também as notas de devolução);
- Guias de remessa (indica o envio dos bens);
- Outros documentos equivalentes (por exemplo: guias de movimentação de ativos próprios; guias de consignação ou a própria folha de obra, a qual implica a emissão de uma guia de transporte global).
Nota: salienta-se que a fatura-simplificada não contém os elementos necessários para ser um documento de transporte, até porque não contém os elementos obrigatórios referidos no artigo 36.º do Código do IVA.
Documento de transporte global
Deve ocorrer a emissão de um documento de transporte global se, no momento da saída dos bens, não se conhece:
- o destinatário dos bens; ou
- os bens a entregar em cada local de destino.
À medida que os bens forem sendo entregues deve ser emitido um documento de transporte próprio (fazendo referência ao documento de transporte global), mesmo que os bens sejam incorporados numa prestação de serviço (neste caso pode ser emitida uma folha de obra).
Vendedores ambulantes e vendedores em feiras e mercados
No caso de bens transportados por vendedores ambulantes e vendedores em feiras e mercados, o documento de transporte pode ser substituído pelas faturas de aquisição desses bens.
Mas apenas, se os bens se destinarem à venda a retalho e os vendedores estiverem abrangidos por um dos seguintes regimes de IVA:
- Regime especial de isenção (artigo 53.º do Código do IVA);
- Regime especial dos pequenos retalhistas (artigo 60.º do código do IVA).